Num sistema GED, o compartilhamento de documentos digitais é feito de forma ágil e segura. É possível enviar cópias com validade jurídica mantendo a seguridade das senhas e assinaturas por meio de criptografia (ou seja, com a proteção das informações por meio do uso de algoritmos codificados). Com isso, a versão digital poderá ser armazenada em um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Nesse sistema, ela pode ser encontrada e organizada de maneira muito simples e em um ambiente 100% protegido. Assim, se você se questiona como enviar um documento digitalizado com segurança, essa é a resposta. Por fim, mas não menos importante, investir na gestão de documentos online se torna uma forma de otimizar custos.
Como converter documentos para o formato digital?
Além disso, é importante manter um sistema de arquivamento atualizado, para facilitar a inclusão de novos documentos e a remoção dos obsoletos. Independentemente do método escolhido, é importante manter os documentos em locais seguros, protegidos contra incêndios, furtos e danos causados por água ou umidade. Primeiramente, é importante definir qual será a finalidade do documento e quais informações serão necessárias.
E em outros contextos, uma empresa tradicional se beneficiaria da tecnologia em prol de transformar sua rotina. Essa é uma mudança que compreende diversos processos complexos, que mudarão a infraestrutura dos empreendimentos. As chaves privadas utilizadas na assinatura digital devem ser armazenadas de forma segura, de preferência em um dispositivo criptográfico, como um token USB ou um smart card.
Empresas conseguem armazenar, processar e ter acesso aos dados de maneira eficiente. O mesmo é para usuários que utilizam os serviços na nuvem e podem digitalizar e enviar seus arquivos para lá. A computação em nuvem, ou cloud computing, trouxe revolução para a digitalização com o acesso remoto a soluções de computação, armazenamento e de serviços via internet.
A diferença é que eles contam com uma codificação binária, o que significa que só podem ser acessados por meio de sistemas computacionais. Para você entender quais documentos entram nessa classificação, primeiramente, precisa saber a diferença entre documentos digitais e documentos eletrônicos. Esses softwares consistem em espaços destinados para o armazenamento de documentos em nuvem, ou seja, na internet.
Parte considerável das atividades desenvolvidas pelos profissionais de uma empresa pode ser feita utilizando ferramentas digitais. Essas ferramentas costumam ser acessíveis e fáceis de manusear, o que torna todo o processo ainda mais positivo. As fitas VHS de vídeo cassete utilizam a versão de vídeo analógico e precisam de um aparelho analógico para acessar o conteúdo. Os documentos digitais também são eletrônicos, pois dependem de um dispositivo eletrônico para acessar as informações.
Para isso, basta fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito, fazer certidao de testamento o cadastro e a validação do e-mail.
Com isso, seu tráfego pela Internet se torna arriscado para todos os envolvidos no processo burocrático. É fundamental que informações dessa natureza sejam protegidas no cenário digital. Neste texto, mostramos as principais características de todos esses conceitos, a fim de que você entenda o benefício de cada um para si, sua empresa e seus clientes. De modo geral, podemos dizer que os três tipos de documentos são arquivos digitais, porém cada um possui uma peculiaridade. A Docusign é líder do setor , oferecendo recursos pioneiros, que proporcionam a melhor experiência ao cliente e aumentam a agilidade dos negócios.
Entre as várias ferramentas que permitem a assinatura eletrônica de um documento, destacamos o Docusign eSignature. A solução permite que você assine em qualquer lugar um documento eletrônico com total validade jurídica e de forma bem simples pelo seu celular, por exemplo. Quando um contrato físico é posicionado em um scanner a fim de capturar a imagem e convertê-la em dados digitais, temos um exemplo de documento digitalizado.
O que significa documentos comprovatórios: Entenda aqui!
Esse método é também o mais simples, visto que qualquer pessoa pode usar um scanner ou mesmo uma boa câmera de celular para criar uma imagem virtual do documento físico. Além disso, os documentos são essenciais para a tomada de decisões, pois fornecem dados e informações que embasam as escolhas a serem feitas. Sem documentos adequados, seria difícil comprovar a veracidade de informações e realizar transações de forma segura. Recursos surgem quase que diariamente, e as empresas devem aproveitar essas ferramentas para agregar segurança, agilidade e resultados para o dia a dia das operações. A seguir, listamos os prazos de armazenamento de alguns documentos que fazem parte do dia a dia das empresas.
Com os documentos online, a empresa consegue atingir um grau de proteção elevado, além de reduzir significativamente o risco de extravio. Isso contribui para a proteção das informações contra perdas, uso indevido e até possíveis fraudes. Isso significa que não há necessidade de se locomover até um local para consultar a informação disponível naquele documento — para isso, basta ter um equipamento com acesso à Internet em mãos. Planilhas de cálculo, músicas em MP3 e documentos gerados por meio de editores de textos são exemplos de documentos digitais. A conclusão a que se chega é que todos os documentos digitais são, também, eletrônicos, mas o inverso nem sempre acontece.
Mas voltando a falar da sua importância a digitalização, ela ajuda a manter arquivos organizados e acessíveis. Desse modo, uma pessoa comum ou funcionários de uma empresa conseguiriam acessar documentos digitalizados em qualquer lugar do mundo tendo um dispositivo com acesso à internet. A assinatura digital é uma tecnologia avançada e segura que permite assinar documentos online de forma rápida, eficiente e segura.
A DocuSign é legal
Quando os documentos estão desorganizados, é comum perder tempo procurando por informações importantes, o que pode prejudicar o andamento de tarefas e processos. Os documentos são fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer instituição ou pessoa. Todos os benefícios mencionados com relação à utilização de documentos online só serão experimentados quando a empresa investir em uma gestão adequada. Para isso, você precisa colocar em prática as dicas que apresentamos até aqui, investindo em planejamento, no uso de ferramentas adequadas e no treinamento contínuo dos seus colaboradores. Como você pôde ver, a gestão é uma etapa essencial para garantir os melhores resultados para a sua empresa.